7 Langkah Menuntaskan Pekerjaan:

Posted: 24 Februari 2012 in Motivasi~

7 Langkah Menuntaskan Pekerjaan:

KOMPAS.com –
Anda memiliki anak buah, namun Anda hampir-hampir tak dapat meminta pertolongan darinya karena ia sendiri kewalahan dengan tugas-tugasnya. Anda merasa sakit kepala karena pekerjaan Anda terbengkalai, dan atasan terus saja me-request berbagai laporan, menyusun program baru, menyiapkan bahan presentasi untuk meeting, dan lain sebagainya. Anda tidak tahu mana yang harus didahulukan, sementara semua orang menganggap permintaan mereka penting dan harus diprioritaskan.

Menjalani begitu banyak tugas yang harus dilakukan memang membuat kita kewalahan dan stres. Mengapa demikian? Menurut Sharon Melnick, PhD, pengajar di Harvard Medical School, hal ini disebabkan bagian otak Anda yang memiliki kapasitas untuk memecahkan masalah hanya mampu melaksanakan tujuh proses pada waktu yang sama. Ketika Anda terus memikirkan bahwa Anda memiliki tugas-tugas yang lebih dari jumlah tersebut untuk dikerjakan, pikiran dan sumber perhatian Anda akan dialihkan dari bagian otak “pemecah masalah” yang lebih emosional.

Bagian dari otak ini menempatkan Anda pada posisi waspada, membuat Anda untuk menghadapi segala sesuatu secara personal, terobsesi terhadap situasi yang membuat Anda kesal atau marah. Otak menyempitkan kemampuan Anda untuk memikirkan solusi efektif dan membuat Anda terus memikirkan solusi yang tidak berjalan dengan baik.


Nah, saat pekerjaan datang bertubi-tubi seperti ini, ini yang dapat Anda lakukan:

1. Jangan melihat semua pekerjaan tersebut sebagai satu kumpulan tugas yang harus diselesaikan, karena hal itu sama sekali tidak mungkin.
Bila Anda sedang mengerjakan sebuah project, buat kompartemen, dan bagilah project tersebut menjadi kelompok-kelompok kecil. Tak perlu stres mengenai hasil akhirnya; Anda hanya merasa perlu khawatir terhadap hal-hal kecil yang harus segera Anda hadapi saat ini.

2. Tuliskan segala sesuatu yang “berlarian” di dalam kepala Anda, sehingga Anda tidak perlu menyimpannya dalam memori jangka pendek.

Dari daftar tugas tersebut, pilih beberapa hal yang Anda anggap prioritas, lalu atur kembali daftar tersebut menjadi hal-hal yang harus dikerjakan sekarang, nanti, dan seterusnya. Letakkan catatan pengingat pada jadwal Anda, sehingga Anda tidak akan melakukan hal-hal yang bukan prioritas pada hari ini. Ingat, begitu Anda menyelesaikan tujuh pekerjaan, Anda tak lagi menggunakan otak “pemecah masalah” tadi. Artinya, Anda tidak lagi bertindak secara emosional dan menempatkan diri pada kondisi stres.

3. Lakukan aturan “lima menit”.

Artinya, jangan menunda melakukan sesuatu yang dapat dikerjakan dalam lima menit. Misalnya, membalas e-mail yang meminta Anda untuk mengkonfirmasi kehadiran dalam suatu pertemuan. Anda lebih tahu mana pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu singkat bukan? Segera lakukan begitu Anda mengingatnya.

4. Buat jadwal untuk diri Anda.

Kerjakan tugas harian Anda pada waktu tertentu, dan tugas tambahan dari atasan atau pihak lain yang membutuhkan bantuan Anda, pada saat yang lain. Pada tahap ini Anda memang harus sedikit tegas pada “pihak-pihak” lain yang ingin ikut memanfaatkan tenaga Anda, katakan bahwa Anda harus melakukan tugas utama Anda lebih dulu.

5. Delegasikan tugas bila memang memungkinkan.

Mungkin Anda memiliki anak buah yang belum Anda anggap cukup berpengalaman, sehingga Anda khawatir ia akan mengacaukan tugas tersebut. Beri ia kepercayaan untuk melaksanakannya, dan lakukan evaluasi belakangan mengenai kemampuannya. Ia mungkin memang belum memahami tugas-tugas tersebut, namun jika Anda terus menunda mendelegasikan tugas, Anda tak akan pernah terbantu olehnya.

6. Jangan membicarakan pekerjaan saat makan siang, atau saat Anda sudah tiba di rumah.

Biarkan kesibukan yang akan Anda hadapi esok, menjadi hal yang perlu dipikirkan esok. Nikmati waktu santai Anda bersama suami atau anak di rumah untuk melepaskan stres Anda.

7. Hal terakhir yang juga penting, yakinkan diri Anda bahwa Anda akan dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut satu-persatu.

Pikiran yang lapang juga akan membuat Anda dapat menjalankan tugas dengan tenang, dan terkontrol.

Komentar ditutup.